テレワークもすいすい。業務改善しながら会社の“らしさ”を活かすバックオフィスチームの動き方
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テレワークもすいすい。業務改善しながら会社の“らしさ”を活かすバックオフィスチームの動き方

こんにちは。アシアル広報チームです。出勤者数7割減を目指し、テレワークの徹底が叫ばれて久しい日本。しかし、今年7月に日本生産性本部が行なった調査によれば、実施率は20.4%にとどまっており、テレワークを実施していても労務管理やコミュニケーションに課題を感じている企業も多いようです。

アシアルは、2020年2月からフルリモート体制に移行しました。そんな体制を土台で支えてくれているバックオフィスチームの諸井いつ子と高橋舞乃が、フルリモート体制下での業務などについてお話しします。

メンバーの声にきちんと耳を傾け対応する

諸井も高橋も転職組で、前職はそれぞれディレクションと販売。そこでのバックオフィスチームとは、「あまり関係性が良くなかったんです」(諸井)、「あまり顔を合わせる機会もなかったですし、堅いイメージがありました」(高橋)。

例えば、諸井は「アクシデントがあったときに、けっこうな思いでバックオフィスに相談しても“無理です”ってバーンと返されてしまった」という経験を持ち、高橋も「店舗を運営する上で必要なものがあっても、こちらからお願いしないと支給がなかったり、“じゃあ頼んでおきます”という返答しかなかったり」と当時を振り返ります。

”現場”とバックオフィスとの間に生まれがちな溝を知る2人に、アシアルのバックオフィスはどう見えているのでしょうか。

「アシアルは、相談したときの対応が前職までとはまったく違って。わからないことがあって聞いてもすぐに調べてくれる。改善してほしいことも言いやすいですし、たとえリクエストが通らなくてもダメな理由を言ってくれるので、ちゃんと対応してくれたことがわかるんです」(諸井)

「アシアルではバックオフィスも会社の一部として溶け込んでいるので、メンバーの顔がすごくよく見えます」(高橋)

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その上で、自身がバックオフィス業務をするにあたっては、「高橋も言っていましたが、バックオフィスメンバーは堅い人と思われがちですし、専門家の集団であればあるほど現場のことはわからないよねという思いが前職のときにはあったので、今は細かなコミュニケーションを図り、状況や要望を汲めるように」と諸井は普段意識していることを語りました。

メンバーの様子がうかがえる日報の重要性

コミュニケーション不足もテレワーク下では、課題の一つ。その解消のため、アシアルではオンラインでもソーシャルランチを開催するなどコミュニケーション機会を増やす試みを続けています。

※テレワーク下でのコミュニケーションについては、以前、バックオフィスチームの佐藤がお話ししました。

また、アシアルではプロジェクトなどのチームごとに15分程度のデイリーミーティングを実施しています。バックオフィスチームのデイリーミーティングでは、コミュニケーション促進のためのコンテンツ探しや企画のブラッシュアップのほか、現在抱えている課題といったことが話題に挙がるそうです。

諸井いわく「そこでアイデアが出て話がまとまれば、運用を変えたり新しいツールを入れてみたり。業務改善をすぐに図れる小回りの良さがあるんですよね。それは、メンバーそれぞれが当事者意識を持つことや能動性が身についているからだと思います」。

デイリーミーティングは「雑談だけで終わることも(笑)。でも、これがすごく大切で。そこからアイデアが出てくることとも多いんです」(諸井)。

実際に、そこから形になったものもあります。

「最近では、オフィスヨガのテーマとか。最近みんな目が疲れているみたいだから、眼精疲労を和らげるヨガを教えてくださいって、講師の方にお願いするというようなことがありました」(高橋)

「なるべくランチなどの社内イベントには参加するようにしています。そこで参加しているメンバーの感想を聞いたり、slackのチャンネルに書き込まれる感想を参考にして、企画に活かしています。あとは日報の一言コメントですね」(諸井)

一言コメントとは、アシアルの日報フォーマットにある「所感・思うところ」という欄のこと。その日の業務内容や勤務時間といった必須項目とは別に、各自が自由に記載できる欄です。

特に何も書かない人もいれば、「お疲れさまでした」のような挨拶に使うメンバー、「最近、腰が痛いな」だとか「今日はこのテレビを見るのが楽しみ」、「先週末はこんなことをしました」といったことを書くメンバーもいて、それぞれの個性が垣間見えます。日報は全社員にメールで共有されるので、各人の近況を知る情報源にもなっています。

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特にフルリモートになってからは、「日報を出していないメンバーがいると、“大丈夫かな”って心配にもなります」(高橋)、「私たちバックオフィスメンバーだけではなく、アシアルのメンバーみんながお互いのことを“元気だな”、“元気じゃないな”ってわかるようにしておけるのが良い状態なんだろうなと思っています。何をしているのか、見えづらくなってしまったので、日報はすごく大切な手段です」(諸井)。

データ化でバックオフィスもテレワーク

ひと昔前は、日報が手書きだった企業も多いことでしょう。日報に限らず、いろいろなものが手書きで、やがてパソコンで入力するようになり、メールでの交信が当たり前になり……。それでも未だに、「紙のやりとりがものすごく発生する」と諸井がいうバックオフィス業務。

しかし、アシアルでは「書類はすべてデータ化し、リモートでもすぐ確認・対応ができるようにしました。バックオフィス業務は在宅勤務が難しいと言われがちですが、昨年の春から出社は週1回程度に抑えられています」(諸井)。

「私もテレワークは難しいと思っていました。でも、アシアルは環境を整える力が高くて。フルリモートに移行するときも、メンバーが“もう在宅にしたほうがいいんじゃないか”、“在宅にしよう”という感じで始まって、一気に体制が整っていきました。バックオフィスのすべてをデータ化して全部パソコンでできるように、という動きも早かったですね」(高橋)

ただし、「アシアルとしてはどんどん整っていくんですけど、社会としてまだ全部が全部そうではないので、そこがちょっと大変」というのは諸井。そのためにまだまだ紙の書類や印鑑もなくならず、週1で出社した際にはそれを処理するほか、時折出社する社員もいるため、清掃や飲料の補充などオフィス環境を整えています。

メンバーがスムーズに仕事をできるように先回り

様々な業務を抱えるバックオフィスチームですが、ほかのチームのサポートも大切な仕事の一つ。高橋は全クライアントの営業業務を取り仕切る海原の、諸井はMonacaのサポートをしています。バックオフィスチームのサポートを、「アシアルならではのサポートだと思う」と海原は言います。そう言われる理由はどこにあるのでしょう。

「アシアルならでは、とか、きめ細かいという意識はないんですけど……。例えば、契約書や見積書、請求書を作成して発送する業務に関しては、どんなクライアントの仕事でも発生することが分かっているので、流れを把握し、事前準備をして、確認してもらうだけにしておくんです。社員が働きやすく、スムーズに仕事ができるようにするには、先回りすることが大切だと思っています」(高橋)

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先回りするために高橋は、CCで入ってくるクライアントと海原とのメールを「今どういう状態なのか、どういう流れになっているのか把握できるように、必ずチェックしています」と言います。

諸井は、「お客様が何を求めているか、どんな課題があるかを知るためには、Monacaのことをある程度わからないといけないので、マニュアルを読み込んだり、知識として身につけて。私たちはバックオフィスではあるけれども、関わるプロジェクトにおいてはチームの一員だ、みたいな意識はありますね(笑)」と続けました。

バックオフィスメンバーのスタンスは?

日報の「所感・思うところ」やCCで届くメール、マニュアル……。自分たちに向けて発信されているわけではないものにもアンテナを張り、視野を広くして情報を収集しているバックオフィスメンバー。常に「ここまでが自分たちの仕事と線引きせず、ほかのチームと連携して業務を行っています」(諸井)という意識があります。

諸井の言葉を借りれば、「個々を認め合っていて、自然に支え合える」のがアシアル。もちろん、バックオフィスメンバーも例外ではありません。「言われたことだけをこなして、それで終わりだと現場がやりづらいと思うんです」という高橋の言葉にも表れているとおり、皆の仕事が滞りなく進むようにいつも考えてくれています。

イラスト/マツキヨコ(アトリエ・マツ)

▼テレワーク下におけるコミュニケーションが自然とよくなるよう、多くの工夫をしています

▼チームマネジメントやチームビルディングを詳しく学び、体感したい方におすすめしたいです


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